安庆师范大学档案全文数字化项目采购询价函

项目编号：AQSY2016-032（HH）

根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等有关法律、法规和规章的规定，安庆师范大学以询价采购方式，对安庆师范大学档案全文数字化项目进行采购，现将有关事项说明如下：

一 、投标人资格：

1、符合《政府采购法》第二十二条规定；

2、投标商必须是在中华人民共和国境内注册具有独立法人地位的合法企业，企业注册资金不低于人民币300万元（包含300万）；

3、投标商营业执照经营范围内包含档案数字化或档案整理等内容；

4、投标商具有两家以上（含两家）单位的档案全文数字化经验，并出具相关合同；

5、投标商必须提供完整详细的工作方案；

6、投标商中标后不得对中标内容进行转包和分包；

7、本项目不接受联合体投标。

二、投标人须知：

1、投标商只允许有一个方案，一次性书面报价（必须同时报单价和总价）。多方案、多报价的将不被接受。

2、报价超过本次采购最高投标限价的为无效报价。

3、报价函封面及封袋应写明：项目名称、供应商名称、日期、项目编号。

4、报价函及相关文件（营业执照、税务登记证、两家以上（含两家）单位的档案全文数字化合同等供应商认为需要提供的其他资料），采用装订成册，一式两份，正本一份，副本一份，合并于一个包装袋内，包装密封，且在密封处加盖单位公章。

5、投标商如不按以上要求，所递交的文件将不被接受。

6、投标商报价函必须加盖单位公章，且法定代表人签字或盖章。

7、采购人邀请所有参与本次询价的投标商代表参加询价会。

询价会及递交报价函截止时间和地点：

时间：2016年7月8日9时30分

地点：安庆市集贤北路1318号（安庆师范大学龙山校区行政楼，安庆师范大学国有资产管理处）

8、逾期送达的或者未送达指定地点的，不予受理。

9、投标商在递交报价函截止时间后，如对本项目报价，即不可撤回。

10、不符合询价函要求的报价函为无效报价函。

二、货物需求：

详见附件《安庆师范大学档案全文数字化项目采购需求》。

三、报价说明：

1、本项目报总价，但需报送价格组成明细。数字化加工的价格暂按A4、16K规格14万页，A3、8K规格3万页，进行报价。中标价格以总价确定。

2、如投标方认为对项目实施过程中可能产生的其它费用，须自行考虑在投标报价中）。

3、本次采购最高限价：人民币伍万元整（￥50000.00元）。

四、成交原则：

在符合采购需求、质量和服务的前提下，询价小组确定最低报价的供应商作为成交供应商；若出现两家或两家以上报价最低且相等时，则采用抽签的方式确定成交供应商。

五、付款方式及期限：

到货并验收合格后一个月内付合同额的95%，剩余5%作为质保金，一年后无质

量问题付清（不计利息）。

六、有关事项说明：

1、所有有意向参加本次项目询价的供应商需在2016年7月7日17时前到招

标代理公司（安徽恒华工程咨询有限公司，安庆市菱湖北路73#）报名，报名资料：单位介绍信、营业执照复印件、合同复印件、法人授权委托书及被授权人身份证复印件，并支付100元报名费。

注：复印件需加盖公章，原件备查。

2、中标单位在领取中标通知书时，一次性向招标代理公司缴纳招标代理费用

（招标代理服务费标准参照国家发展委员会计价字[2002]1980号文件和发改办价格[2003]857号文件标准的80%收取）。

七、项目联系方式：

采购单位：安庆师范大学国有资产管理处

联系人：孙老师联系电话：0556-5300059

招标代理机构:安徽恒华工程咨询有限公司

联系人：林娟联系电话：0556-5671320

2016年7月1日

询价采购供应商报价函

安庆师范大学国有资产管理处：

关于本次询价采购项目，我公司已经认真阅读了贵处发布的采购询价公告，决定参加报价，并愿意接受询价公告中约定的所有条款。

一、我公司愿以总价格(大写) ，提供本次询价的服务。

二、报价明细表：

项目名称	纸张尺寸	数量（页）	单价（元/页）	合计（元）
档案全文数字化	A4、16K	14万
	A3、8K	3万
总价（元）：

三、工作方案：

四、有关资质证明材料：

1、营业执照、税务登记证（复印件须加盖单位公章）。

2、具有两家以上（含两家）单位的档案全文数字化合同（复印件须加盖单位公章）。

3、供应商认为需要提供的其他资料。

五、联系方式：

联系人： 电话：

手机号码：地 址：

供应商名称(加盖公章)

法定代表人签字或盖章

年 月 日

附件：安庆师范大学档案全文数字化项目采购需求

一、项目名称及内容

1、项目名称：安庆师范大学档案全文数字化项目

2、项目内容：档案全文数字化加工及与档案网络版软件的图像数据挂接

二、项目概述

学校纸质档案管理利用模式相对落后，现建设数字化管理平台，提高档案综合利用效率和科学化管理水平。

三、数字化加工档案类别及页数

此次加工的室藏档案（非密部分）共计约17万页。其中，A3、8K幅面约3万页，A4、16K幅面约14万页。主要包括：

1、教学档案。共约9.7万页。其中，A3、8K幅面（2002-2015年招生名册、成绩表）3万页，A4、16K幅面（1977-2015年学生入学简明登记表、毕业证学位证发放表）6.7万页。

2、文书档案（1979-2014年会议记录部分）。约4万页（A4、16K幅面）。

3、历史档案（1956-1980年）。约1.6万页（16K幅面）。

4、资料汇编（2005-2014年学校红头文件部分）。约1.7万页（A4幅面）。

四、业务性标准规范

中标方需严格按以下标准规范执行：

1、《中华人民共和国档案法》；

2、国家档案局令第八号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；

3、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.1-1999）；

4、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）；

5、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）；

6、《档案著录规则》（DA/T18-1999）；

7、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）；

8、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）；

9、《电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）；

10、《连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南》（GB/T 17235.1-1998）；

11、《连续色调静态图像的数字压缩及编码 第2部分：一致性测试》（GB/T

17235.2-1998）；

12、《安徽省机关档案工作目标管理考核办法》；

13、安徽省档案局《档案数字化规范》。

五、安全保密要求

1、场所及人员要求

档案数字化加工要求在校综合档案室内指定场所进行，招标方提供场地、桌椅，供应商提供电脑、扫描仪。为保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，中标方要有必要措施保证一支相对稳定的扫描队伍，扫描人员要严格遵守招标方的保密、安全、纪律等各项要求。（投标文件中需提供配备人员的岗位及人数清单）

2、保密措施

（1）中标方必须有严格保密制度。

（2）中标方在投标书中必须详细描述保密措施。

（3）中标方所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。

（4）中标方承诺不含外资背景，所有人员不含外籍人员。不允许中标方转包中标项目，一经发现立即终止合同。

3、保密责任

在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由中标方承担全部责任。

4、信息安全

（1）严格遵守有关保密、档案法律法规和安庆师范大学的有关规定。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。

（2）中标方在签订合同时成立项目组，由中标方和招标方人员组成。双方指定专人负责该项目，中标方项目负责人必须为该公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员配备及安全保证措施。

（3）中标方项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

（4）签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。中标方须在合同中进行责任约定（签订安全保密责任书）；在工作期间必须遵守安庆师范大学相关保密制度。

（5）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，工作人员不得携带手机进入现场，不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息，不得无故查看、讨论档案内容。

（6）扫描加工场地要做好安全及保密工作，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。

（7）加工现场不允许私自使用移动存储设备，任何加工数据不能私自带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。中标方在合同期内必须使用固定的存储设备并如实记录使用，定期向安庆师范大学移交加工后的产品。

（8）加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，须提交安庆师范大学综合档案室在指定地点处理。

（9）项目完成并经验收后，加工操作终端上的数据必须在招标方项目负责人的现场监督下销毁，所有硬盘必须提交给招标方，设备经检验确认后才能撤回。

六、数字化加工要求

（一）档案扫描

1、档案扫描时，应尽量不拆除装订线。如必须拆除，应注意保护档案不受损害，并由商家自行完成装订。

2、破损严重、无法直接扫描的档案，应作技术修复，折皱不平的原件应作相应处理(压平或烫平等)后再扫描。

3、扫描模式

根据档案幅面的大小(A4、A3、16K、8K等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪进行扫描。

4、扫描色彩模式

扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。一般采用黑白二值模式进行扫描；纸张较差、不清晰的及彩色纸张，可采用彩色模式进行扫描。

5、扫描分辨率

扫描分辨率选择不小于300dpi。

（二）图像处理

1、图像数据质量要求

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。

2、纠偏

出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

3、去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。

4、图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

5、裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（三）图像存储

1、存储格式。

扫描的文件，用TIFF或JPEG格式存储；提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或其他格式。

2、图像文件命名。

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

（四）扫描图像与软件挂接

档案扫描完成后，需与学校宝葫芦网络版档案管理软件现有目录数据校对且一一对应，其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。保证数据挂接正确性100%，确保加工扫描成果在甲方所使用的档案管理系统中有效检索和显示，保证在软件中打开图片迅速顺畅，方便今后档案查阅利用。

（五）数据移交

数据验收合格后，除上传档案管理系统外，中标方须刻录DVD光盘一式三套及移动硬盘一套，包括无压缩JPG格式和多页双层PDF格式，移交给招标方；中标方还须向招标方提供已数字化档案的案卷号及图像清单（Excel格式)。

（六）数字化加工验收

1、档案实体验收

逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，招标方将根据合同和相关法规向中标方要求赔偿并追究法律责任。

检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，中标方应及时返工进行补救。

样品数据验收：中标方应先期完成100卷且不少于2万页档案数字化加工样品，并将样品数据交由招标方预检，验收合格后，所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。

2、数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于20%。

中标方应拥有档案数字化加工质检管理软件，并提供用户质检报告。每月定期向招标方提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。

验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，都视为不合格产品。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之一。

扫描图像：漏扫率为零。

图像质量：图像质量情况优质率99%。

条目与图像挂接：挂接正确率100%。

档案原始材料：100%不缺失，不损坏。

验收审核：数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标方重新加工；

在验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再次提交招标方验收；

全部档案验收合格后，须经分管领导审核、签字后方有效；

如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标方违约。

（七）工作时间要求

整个数字化扫描工作要求在九、十两个月内完成（周末、节假日除外；正常工作日中午和晚上除外）。